Software Asset Management là quy trình theo dõi, đối soát và tối ưu danh mục license phần mềm doanh nghiệp đang sở hữu. Phần lớn IT manager Việt Nam hoãn SAM vì nghĩ phải triển khai tool đắt tiền (Snow, Flexera) — thực tế 80% giá trị đến từ quy trình, không phải tool.
Năm bước trong 2 tuần
- Bước 1: Tổng hợp danh sách license — xuất từ Microsoft Admin Center, Adobe Admin Console, Autodesk Account vào 1 Google Sheet
- Bước 2: Tổng hợp danh sách user thực tế — kết hợp HR active list + AD/Azure AD active accounts
- Bước 3: Đối soát — đánh dấu license gán cho user không active (nhân sự đã nghỉ, freelancer hết hợp đồng)
- Bước 4: Reclaim license — gỡ license khỏi user inactive, lưu lại danh sách reclaim làm bằng chứng
- Bước 5: Thiết lập quy trình monthly review — tài liệu hoá 4 bước trên thành SOP, gán owner
Khi nào nên đầu tư tool SAM chuyên nghiệp
Snow License Manager, Flexera One và ServiceNow SAM Pro chỉ đáng đầu tư khi: danh mục license >20 vendor, hoặc số user >500, hoặc có compliance requirement ISO/SOC 2 buộc audit trail. Doanh nghiệp dưới quy mô này dùng spreadsheet + quy trình tốt là đủ.
Digi43 hỗ trợ doanh nghiệp Việt thiết lập SAM cơ bản trong 2 tuần — không cần đầu tư tool. Phù hợp với mọi quy mô, từ 50 đến 1000+ user.
